ROZEZNANIE CENOWE Z OPCJĄ ZAWARCIA UMOWY ŚWIADCZENIE USŁUGI KONSERWACJI, PRZEGLĄDÓW I NAPRAW INSTALACJI ORAZ URZĄDZEŃ KLIMATYZACJI, WENTYLACJI DLA BUDYNKU URZĘDU MIEJSKIEGO W GIŻYCKU NA OKRES 12 MIESIĘCY

ROZEZNANIE CENOWE Z OPCJĄ ZAWARCIA UMOWY

ŚWIADCZENIE USŁUGI KONSERWACJI, PRZEGLĄDÓW I NAPRAW INSTALACJI ORAZ URZĄDZEŃ KLIMATYZACJI, WENTYLACJI DLA BUDYNKU URZĘDU MIEJSKIEGO W GIŻYCKU NA OKRES 12 MIESIĘCY

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ust. 1 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U.2024.1320 ze zm.) ustawy nie stosuje się – wartość zamówienia poniżej równowartości kwoty 170 000,00 PLN

Zamawiający zastrzega prawo do:

• swobodnego wyboru oferty w ramach kryteriów prowadzonego postępowania, odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie oraz zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania
• Złożenie oferty nie rodzi po stronie Oferenta roszczenia o zawarcie umowy;

• Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U.2024 poz. 1061 ze zm.).

I. Nazwa i adres Zamawiającego:
Administrator Sp. z o. o. , ul. Pocztowa 3, 11-500 Giżycko
tel: 87 428 25 80, e-mail: admtechniczny245@wp.pl
Za „zamawiającego” należy rozumieć podmiot (Administrator sp. z o. o.) zamierzający w pierwszym rzędzie ustalić cenę „przedmiotu zamówienia” i w dalszej kolejności dopuszczający możliwość zawarcia umowy z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę w sytuacji dysponowania przez Gminę Miejska Giżycko środkami na realizację zadania w kwocie wynikającej z najkorzystniejszej oferty.

II. Cel ogłoszenia:

Celem ogłoszenia jest ustalenie wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia określonego w punkcie III, która winna być ustalona przez oferentów z największą możliwa starannością, tak by mogła stanowić ofertę wykonania zamówienia za oferowaną cenę. Zamawiający zastrzega możliwość zawarcia umowy z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę w sytuacji dysponowania przez Gminę Miejską Giżycko środkami na realizację zadania w kwocie wynikającej z najkorzystniejszej oferty.

III. Przedmiot zamówienia obejmuje:

1.Przedmiot zamówienia obejmuje usługę nadzoru oraz konserwacji, przeglądów, pogotowia technicznego i napraw instalacji oraz urządzeń klimatyzacji i wentylacji dla potrzeb Urzędu Miejskiego

Zakres zamówienia obejmuje:

Zamawiający nie posiada dokumentacji powykonawczej urządzeń i instalacji objętych zamówieniem. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania czynności konserwacyjnych, serwisowych i naprawczych zgodnie z zaleceniami producentów urządzeń, obowiązującymi przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej.

Zamawiający nie posiada również książek serwisowych urządzeń objętych zamówieniem. Wykonawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia książek serwisowych lub równoważnej dokumentacji serwisowej dla wszystkich urządzeń objętych zamówieniem oraz dokonywania w nich wpisów dotyczących wykonanych przeglądów, konserwacji, napraw i stwierdzonych usterek.

Wykonawca zobowiązany jest skierować do realizacji przedmiotu zamówienia:

1) co najmniej jedną osobą posiadającą potwierdzone świadectwem kwalifikacyjnym uprawnienia określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 kwietnia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad stwierdzania posiadania kwalifikacji przez osoby zajmujące się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci (Dz. U. Nr 89, poz. 828 ze zm.) do zajmowania się eksploatacją urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych na stanowisku eksploatacji w zakresie obsługi, konserwacji, remontów, montażu, kontrolno-pomiarowym:

– dla urządzeń, instalacji i sieci elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

– aparatury kontrolno-pomiarowej oraz urządzeń i instalacji automatycznej regulacji, sterowania i zabezpieczeń urządzeń i instalacji elektroenergetycznych o napięciu nie wyższym niż 1 kV,

W zakres usługi wchodzą wszelkie czynności związane z zapewnieniem ciągłego prawidłowego funkcjonowania i przydatności do użytku instalacji i urządzeń, w tym:

1) konserwacje, polegające na wykonywaniu czynności służących utrzymaniu instalacji i urządzeń w dobrym stanie technicznym zapewniającym stałą sprawność funkcjonowania instalacji i urządzeń, w tym okresowe przeglądy techniczne, polegające na obserwacji wizualnej urządzeń i testach sprawnościowych zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, w terminie ustalonym z Zamawiającym;

2) przegląd dwa razy w roku, gdzie Wykonawca wykona kontrolę szczelności i gruntowny serwis jednostek zewnętrznych i wewnętrznych (z wykazem wszystkich urządzeń dokona wymiany filtrów oczyści klimatyzatory pojemniki ze skroplinami wymieni zużyte wężyki itp. elementy mające wpływ na pracę urządzeń ich ewentualne przegrzania mogące prowadzić do awarii), wentylacji mechanicznej i grawitacyjnej oczyści kanały wentylacyjne poprawi kratki wywiewno-nawiewne a w przypadku ich uszkodzenia dokona wymiany;

3) regulację urządzeń do wymaganych parametrów pracy i wymiana materiałów eksploatacyjnych oraz niesprawnych elementów urządzeń i instalacji,

4) naprawy wszelkich uszkodzeń i usuwanie usterek wykrytych podczas czynności konserwacyjnych oraz wymiana części i podzespołów niesprawnych lub zużytych technicznie (naprawy bieżące);

5) naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych przez Zamawiającego awarii powstałych w czasie eksploatacji instalacji i urządzeń wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia, w tym naprawy uszkodzeń, usuwanie usterek oraz wymiana części i podzespołów niesprawnych lub zużytych technicznie (naprawy awaryjne).

Naprawy bieżące i awaryjne, o których mowa w pkt 4) i 5), niewchodzące w zakres wynagrodzenia ryczałtowego, będą rozliczane w następujący sposób:

1. naprawy, których nakład pracy nie przekracza 8 roboczogodzin, rozliczane będą według stawki roboczogodziny (R-g) zaoferowanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym oraz na podstawie rzeczywiście zużytych materiałów i części zamiennych zaakceptowanych przez Zamawiającego;
2. naprawy, których przewidywany nakład pracy przekracza 8 roboczogodzin, rozliczane będą na podstawie kosztorysu sporządzonego przez Wykonawcę i uprzednio zaakceptowanego przez Zamawiającego;
3. kosztorys, o którym mowa w pkt 2), sporządzany będzie w oparciu o obowiązujące katalogi KNR/KNNR oraz składniki cenotwórcze wskazane w formularzu ofertowym;
4. koszt części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych nie jest objęty wynagrodzeniem ryczałtowym i będzie rozliczany odrębnie po uprzedniej akceptacji Zamawiającego.

Wynagrodzenie ryczałtowe obejmuje wszelkie czynności związane z konserwacją, przeglądami, regulacją urządzeń, prowadzeniem dokumentacji serwisowej, pomiarami oraz kontrolami przewidzianymi w opisie przedmiotu zamówienia.

Prace objęte zakresem punktów 1–5 wykazywane będą przez Wykonawcę w książkach serwisowych oraz protokołach odbioru wykonanych prac, potwierdzanych przez przedstawiciela Zamawiającego.

Wymagany jest pełen przegląd instalacji wentylacji mechanicznej oraz kurtyny powietrznej wraz z regulacją przepustnic powietrza i ustawieniem parametrów pracy zgodnie z obowiązującymi normami oraz zasadami wiedzy technicznej.

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca przeprowadzi dwa razy w roku pomiary i kontrolę przepływów w systemach wentylacyjnych objętych usługą, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego, znajdujących się w strefie oddziaływania kratek, zaworów i anemostatów. Koszt wykonania pomiarów oraz sporządzenia protokołów z ich przeprowadzenia wliczony jest w wynagrodzenie ryczałtowe.

IV. Termin wykonania zamówienia:
Termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

V. Warunki płatności:
Wynagrodzenie będzie płatne miesięcznie na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT oraz protokołu potwierdzającego wykonanie usług objętych umową.

Termin płatności faktury wynosi 21 dni od dnia jej doręczenia Zamawiającemu.

VI. Opis sposobu złożenia oferty
1) Oferta winna być sporządzona na lub zgodnie z Formularzem ofertowym, stanowiącym załącznik do Zaproszenia do złożenia oferty.
2) Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
3) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
4) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
5) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
6) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 06.07.2026 do godziny 12:00 w formie (do wyboru):
– pisemnie (listownie) na adres: Administrator Sp. z o. o., ul. Pocztowa 3, 11-500 Giżycko
– w wersji elektronicznej (zeskanowany podpisany formularz oferty) na adres e-mail: admtechniczny245@wp.pl
7) Osoby do kontaktu: Adriana Wiszniewska – Inspektor Techniczny
Tel: 87 428 25 80, w godzinach od poniedziałku do piątku: 9:00 – 14:00.

VII. Kryterium wyboru oferty:
W trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

• najniższa cena oferty- 100 %.

Przez cenę oferty rozumie się łączne wynagrodzenie ryczałtowe brutto za realizację przedmiotu zamówienia w okresie 12 miesięcy obowiązywania umowy, stanowiące sumę wynagrodzenia za obsługę urządzeń klimatyzacyjnych oraz instalacji wentylacji mechanicznej.

Sposób oceny oferty:

– najniższa cena jako kryterium wymierne obliczane zostanie wg wzoru:

             Cn

Wp= ——— xR

            Cof

gdzie:

Wp – Wartość punktowa

Cn – najniższa proponowana cena brutto

Cof – cena brutto oferty badanej

R – ranga (100)

VIII. Do oferty należy załączyć:
– Wypełniony i podpisany „Formularz ofertowy” – załącznik do zaproszenia

W przypadku wybrania wykonawcy i zamiaru zawarcia umowy oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany w terminie 30 dni od daty upływu terminu do składania ofert o miejscu i terminie podpisania umowy.

IX. Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Administrator Sp. z o. o. z siedzibą w Giżycku, ul. Pocztowa 3.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 powołanego wyżej Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. ze zm.
3.W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w punkcie 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe dla których Administratorem jest Administrator Sp. z o. o.
4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
5. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – w przypadku, gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku, gdy:
– dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,
– osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
– osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych,
– dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem,
– dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku, gdy:
– osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,
– przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia,
– Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń,
– osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
e) prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
– przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę;
– przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku, gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:
– zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,
– przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.
6.W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
7.Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa, w pozostałym zakresie przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie Pani/Pana dobrowolnej zgody.
8.W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu przez Administratora Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
9.Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.